Zásady zpracování osobních údajů

1. ÚČEL DOKUMENTU

Účelem tohoto dokumentu je promítnout povinnost stanovenou v čl. 13 (případně čl. 14) Nařízení
Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v
souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES
(‚dále též „GDPR) a poskytnout fyzickým osobám, jejich osobní údaje zpracováváme při nákupu či prodeji
zboží a/nebo služeb, informace o tom, jaké jejich osobní údaje zpracováváme, zejména jak je
shromažďuje, k jakým účelům jsou využívány a v neposlední řadě jaká práva mají a jak je mohou
uplatňovat.

2. SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správcem osobních údajů je společnost VWS MEMSEP s.r.o., se sídlem Sokolovská 100/94, Karlín, 186
00 Praha 8, IČO: 41693752, DIČ: CZ41693752, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským
soudem v Praze pod sp. zn. C 3925 (dále jen „my“).
Vaše osobní údaje jako správce shromažďujeme, disponujeme s nimi a neseme odpovědnost za jejich
řádné a zákonné zpracování. Vůči nám, jakožto správci Vašich osobních údajů, můžete uplatňovat práva, o
kterých je detailněji pojednáno v samostatné kapitole. Nemáme ustaveného pověřence na ochranu
osobních údajů.

3. DEFINICE POJMŮ

Úvodem bychom Vás rádi seznámili se základními pojmy, které jsou uvedeny v tomto dokumentu a které
Vám pomohou lépe tomuto dokumentu porozumět. Řada těchto pojmů je sice definována v GDPR, ale my
se je však snažíme pro Vás „přeložit“ do přístupnější podoby:
a) osobní údaj – veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě, například
jméno, příjmení, datum narození, telefonní číslo, emailová adresa, apod.,
b) subjekt údajů – člověk, k němuž se osobní údaje vztahují,
c) správce – osoba, která určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů; zpracováním může
správce pověřit zpracovatele,
d) zpracování osobních údajů – jakákoliv operace s osobními údaji, například shromáždění,
zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání,
nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či
zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení,
e) zpracovatel – fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který
zpracovává osobní údaje pro správce,
f) oprávněný zájem – zájem správce nebo i jiného subjektu, například kdy subjekt údajů je klientem
správce; zájmy správce stanovené v právních předpisech,
g) zboží – vodohospodářský materiál,
h) služba – návrh a realizace projektů systémů na úpravu vody, rekonstrukce, intenzifikace a
optimalizaci existujících procesů systémů na úpravu vody, návrh a budování vodovodních řadů,
přípojek, úpraven vod, kanalizační sítě včetně přípojek a dešťových zdrží, čistírny odpadních vod,
distribuční sítě plynu teplovodní sítě,
i) skupina či skupina Veolia – skupina společností ovládaná francouzskou společností Veolia
Environnement.

4. KATEGORIE ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Shromažďujeme data o našich zákaznících, potenciálních zákaznících a zástupcích zákazníků.
Shromažďujeme rovněž data o našich dodavatelích, a údajů o jejích zástupcích.
Zpracováváme zejména tyto kategorie osobních údajů:
a) základní identifikační údaje - například jméno a příjmení, datum narození, u živnostníků pak IČO
a adresa místa podnikání,
b) adresní údaje - například adresa trvalého, příp. přechodného pobytu, místo poskytování služby
místo dodávky zboží, údaje o přepravě,
c) kontaktní údaje - například e-mail, telefonní číslo, kontaktní adresa,
d) informace o předmětu plnění - například druh a množství poskytovaného či odebíraného zboží a
služeb,
e) technické údaje – například projekt, analýza zařízení, návrh úpravy zařízení,
f) platební údaje – například číslo bankovního účtu a banky, fakturační email, fakturační adresa,
informace o platbách za služby, pohledávky po splatnosti,
g) záznamy komunikace - informace z komunikace s Vámi.

5. PRÁVNÍ TITULY KE ZPRACOVÁNÍ

Z titulu uzavření a plnění smluvního vztahu shromažďujeme a zpracováváme Vaše údaje, které
potřebujme pro uzavření platné smlouvy a její plnění. V případě Vašeho projevu zájmu o naše zboží a/nebo
služby zpracováváme osobní údaje, které nám umožňují kontakt s Vámi jako potenciálním zákazníkem.
Jedná se o zpravidla o jméno a příjmení potenciálního zákazníka a popřípadě jeho zástupce, adresa
dodání zboží, telefon, e-mailovou adresu. Tyto údaje slouží k možnosti kontaktování potenciálního
zákazníka jeho identifikování a k dalšímu postupu při uzavírání smluvního vztahu. Pro plnění smlouvy
zpracováváme osobní údaje, které potřebujeme pro dodání zboží, a dalších závazků, jedná se například o
místo dodávky zboží či poskytnutí služby, způsob přepravy, způsob úhrady či bankovní spojení.
Dále zpracováváme vaše osobní údaje z právního titulu našich oprávněných zájmů, například vaše
požadavky a připomínky k naší činnosti, záznamy komunikace, vytváření interních evidencí, plánování a
analýz.
Řadu údajů zpracováváme z titulu plnění právních povinností, tedy povinností uložených právními
předpisy, např. zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty,
zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o
změně některých zákonů.

6. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Zpracováváme osobní údaje, které nám poskytnete v souvislosti s jednáním o uzavření smlouvy,
uzavřením smlouvy a dále v průběhu jejího plnění. Dále shromažďujeme pro účely plnění smlouvy
(identifikace odběrných míst a odběratelů) a ochrany našich práv údaje z veřejně přístupných rejstříků a
evidencí (zejm. insolvenční rejstřík, obchodní rejstřík, ARES, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí).
Osobní údaje získáváme i od jiných osob, například osob, které plní závazky ze smluv (kontaktní osoby,
zástupci zákazníků=fyzických nebo právnických osob), či osob, kteří jsou dotčeny poskytováním služeb
(poškozené osoby, orgány veřejné moci apod.). Dále osobní údaje získáváme od orgánů činných v trestním
řízení, soudů, insolvenčních správců, exekutorů a správních úřadů.

7. ÚČELY ZPRACOVÁNÍ
Shromažďujeme a zpracováváme Vaše osobní údaje pro níže uvedené účely:
a) jednání o smluvním vztahu, uzavírání smluvního vztahu, plnění smlouvy a změna smlouvy,
ukončení smlouvy,
b) dodávka zboží či poskytování služeb, jejich údržba či servis, odstraňování poruch, havárií,
c) činnost spojená s výstavbou či údržbou vodohospodářských zařízení, zejména projektování,
budování, zkušební provoz, provoz aj.,
d) řešení reklamací služeb, zjišťování vad dodaného zboží a/nebo služeb, a jejich odstraňování,
e) vyúčtování vč. vystavování plánů záloh, faktur, splátkových kalendářů, zpracování plateb,
f) vymáhání pohledávek,
g) sledování kvality našich služeb a spokojenosti zákazníků,
h) informování o novém zboží a službách,
i) plnění dalších práv a povinností.

8. ZPŮSOB ZPRACOVÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A ZPŮSOB ZAJIŠTĚNÍ JEJICH OCHRANY

Osobní údaje našich zaměstnanců důsledně chráníme. Osobní údaje zachycené na listinách jsou
uchovávány v šanonech v uzamykatelných skříních a uzamykatelných místnostech. Osobní údaje
zachycené v elektronické podobě jsou uchovávány v zabezpečeném elektronické databázi. V případě
využívání cloudových uložišť, jsou tato umístěna vždy v rámci Evropské unie.
K tomu, aby naši pracovníci mohli pracovat Vašimi osobnímu údaji zachycenými v elektronické podobě,
musí se nejprve přihlásit heslem do svého počítače. Pak se musí pod jiným heslem přihlásit do
informačního systému (SW), v jehož databázi jsou uloženy osobní údaje. Jsou stanoveny různé úrovně
přístupových práv, tj. náš pracovník se nedostane ke všem vašim osobním, ale jen těm, které potřebuje pro
výkon své práce. Informační systém monitoruje a uchovává, kdo a kdy osobní údaje měnil, doplňoval.
S osobními údaji přicházejí do styku jen vybrané osoby, které jsou proškoleny a vázány mlčenlivostí.
Snažíme se přijímat další vhodná bezpečnostní opatření, abychom ochránili Vaše osobní údaje před
jakoukoli náhodnou ztrátou, zničením, zneužitím, poškozením a neoprávněným nebo nezákonným
přístupem.

9. DOBA UCHOVÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje uchováváme po dobu trvání smlouvy, abychom mohli poskytovat naše zboží a/nebo
služby. Po ukončení smluvního vztahu a vypořádání veškerých závazků plynoucích či souvisejících se
smlouvou uchováváme Vaše osobní údaje po nezbytně nutnou dobu, a to po dobu, která je vyžadována
příslušnými právními předpisy (např. zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákon č. 235/2004 Sb., o dani
z přidané hodnoty, zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a
spisové službě a o změně některých zákonů) nebo po dobu kterou doklady potřebujeme pro ochranu
našich oprávněných zájmů. Doba uchování osobních údajů je stanovena zejména podle obecných a
speciálních objektivních promlčecích lhůt podle zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku.
Při nakládání s osobními údaji aplikujeme princip minimalizace, což znamená, že jakmile uplyne doba, po
kterou jsme povinni uchovávat daný osobní údaj, tak osobní údaj vymažeme, anonymizujeme či
pseudonymizujeme v našich databázích. Máme nastavena přísná vnitřní pravidla uchovávání osobních
údajů, která zajišťují, že údaje nedržíme déle, než jsme oprávněni nebo povinni

10. KOMU OSOBNÍ ÚDAJE ZPŘÍSTUPŇUJEME

Získané osobní údaje mohou být z naší strany zpřístupněny těmto kategoriím příjemců:
a) v rámci plnění povinností stanovených zvláštními právními předpisy, a to zejména soudům,
orgánům činným v trestním řízení, správcům daně, soudním exekutorům, orgánům dohledu v rámci
výkonu jejich zákonných pravomocí (ČOI, vodoprávní úřady, živnostenské úřady, inspekce práce),
stavebním úřadům pro potřeby stavebního a územního řízení, aj.
b) zpracovatelům, tedy osobám, s nimiž uzavřeme smlouvu o zpracování osobních údajů, kteří
poskytují dostatečné záruky o technickém a organizačním zabezpečení ochrany poskytnutých
údajů,
c) dalším osobám, pokud je to nezbytné pro ochranu našich práv a právem chráněných zájmů, např.
vymáhacím společnostem, advokátům, exekutorům apod., v rozsahu nezbytném pro uplatnění
našich nároků,
d) pojišťovnám, správním úřadům a soudům v případě nehody a jiné události, kdy je zdraví nebo
majetek osob,
e) dalším subjektům, které jsme pověřili k plnění části smluvních a zákonných povinností, nebo
poskytuji doplňkové služby k našim službám, zpravidla se jedná o společnosti ze Skupiny,
f) osobě, kterou jste pověřili k plnění Vašich smluvních či zákonných povinností.

Stránka 4 z 4

11. PRÁVA SUBJEKTU ÚDAJŮ

Podle platné právní úpravy máte právo na opravu Vašich osobních údajů, které s námi sdílíte. Přijímáme
přiměřená opatření k zajištění toho, abyste mohli udržovat Vaše osobní údaje přesné a aktuální. Vždy nás
můžete kontaktovat s dotazem, zda stále zpracováváme Vaše osobní údaje. Pokud zjistíte, že jsou Vaše
osobní údaje, které zpracováváme, nepřesné nebo neúplné, můžete o aktualizaci Vašich osobních údajů
požádat nás. Ověříme Vaši identitu a Vaše osobní údaje zaktualizujeme.
Můžete nás kdykoliv požádat o vymazání svých osobních údajů. Pokud nás oslovíte s takovou žádostí,
smažeme bez zbytečného odkladu všechny Vaše osobní údaje, které požadujete smazat, pokud Vaše
osobní údaje již nepotřebujeme pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinnosti nebo ochranu našich práv
aj.
Máte právo na poskytnutí Vašich osobních údajů, které zpracováváme, ve strukturovaném, běžně
používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci.
Pokud nás požádáte o omezení zpracování svých osobních údajů, např. v případě, kdy zpochybňujete
přesnost, zákonnost nebo naši potřebu zpracovávat Vaše osobní údaje, omezíme zpracovávání Vašich
osobních údajů na nezbytné minimum (uložení), a případně je budeme zpracovávat pouze pro určení,
výkon nebo obhajobu právních nároků, nebo z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby,
nebo jiných omezených důvodů předepsaných platnými právními předpisy. Pokud dojde ke zrušení
omezení a my budeme ve zpracovávání Vašich osobních údajů pokračovat, budeme Vás o tom bez
zbytečného odkladu informovat.
Máte právo podat stížnost týkající se našeho zpracovávání údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů,
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
K uplatnění níže uvedených práv je nutné, abyste se identifikovali, abychom předešli vyzrazení Vašich
osobních údajů třetí osobě, pro tento účel musí být Vaše žádost podána pouze osobně nebo poštou
písemným podáním s Vaším úředně ověřeným podpisem. Pokud žádost podáte jiným způsobem, například
telefonicky nebo emailem, nebudeme Vás moci jednoznačně identifikovat a budeme Vás vyzývat
k identifikaci.
Odpovíme Vám do jednoho měsíce po obdržení Vaší žádosti, přičemž si však vyhrazujeme právo tuto lhůtu
prodloužit o dva měsíce.

12. ZÁVĚREČNÁ UJEDNÁNÍ

Průběžně budeme tyto informace o zpracování osobních údajů upravovat a aktualizovat. Jakékoliv změny
těchto Informací se stanou účinnými okamžikem jejich zveřejnění.
Neprovádíme žádné automatické rozhodování nebo profilování, které by pro Vás mělo právní účinky, nebo
se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo.
Tyto informace o zpracování osobních údajů jsou zpracovány ve stavu ke dni 25. 5. 2018.